’MSF’

Médecins Sans Frontières OCA

أطباء بلا حدود – هولاندا

Project Office Address

عنوان مكتب المنظمة :

Syria, Hassakah Governorate
Al-Salhiya Neighborhood
 

سوريا – محافظة الحسكة

حي الصالحية

Annexes

الملحقات

Annex A: Bid summary sheet

الملحق (أ): نموذج ملخص العرض

Annex B: Terms and references

الملحق (ب): الشروط والمراجع

Annex C: MSF Charter

الملحق (ج): ميثاق منظمة أطباء بلا حدود

Annex D: Technical Specifications Lot (A,B,C)

الملحق (د): المواصفات الفنية المجموعة ( أ, ب, ج )

Annex E: Bill of Quantities (BOQ) Lot (A,B,C)

الملحق (هـ): جدول الكميات المجموعة (أ, ب, ج)

Annex F: Draft Contract  

الملحق (و): مسودة العقد

MSF is pleased to invite you to submit quotations for the rehabilitation and maintenance of Pumping and water provision systems at Al-Azizia water station in Hassakah Governorate

MSF assesses all quotations received based on a number of objective criteria, including the proposed quotation price, estimated duration of the works, amount of experience, quality of previous work, professionalism, etc.

يسرّ منظمة أطباء بلا حدود (MSF) دعوتكم إلى تقديم عروض أسعار لإعادة تأهيل وصيانة أنظمة الضخ وتوفير المياه في محطة مياه العزيزية بمحافظة الحسكة.

تقوم منظمة أطباء بلا حدود بتقييم جميع العروض المستلمة بناءً على عدد من المعايير الموضوعية، بما في ذلك السعر المقترح، والمدة الزمنية المقدرة لتنفيذ الأعمال، وحجم الخبرة، وجودة الأعمال السابقة، والمهنية، وغيرها.

1.1 Scope of project

The project consists of the rehabilitation and maintenance of existing pumping and water provision systems in selected water stations. The scope of works includes, but is not limited to:

·     Supply and install several sizes of check valves (flanged), with all required accessories ( gaskets, Bolts and nuts,..)

·     Provision and installation pipelines, to replace damaged ones

·     Provision and installation of pump set with SIEMENS motor to replace smaller or damaged pumps, complete with testing, in addition to provide suitable control panel to the stated Pump

·     General rehabilitation of pump houses, including paint works, minor plaster repair, lighting maintenance and minor electrical works

·     Construction of asphalt pavement layer thickness 10cm, including subgrade preparation, laying, leveling, and compaction

·     Cranes complete maintenance including electrical servicing and greasing

·     The project was divided into Three Lots

·     Lot A: Madina & Gweran Pumping stations

·     Lot B: Nashwa and Backup Pumping stations, Gweran and Digital Nashwa power supplying buildings, water trucking filling points and staff building

·     Lot C: Digital Nashwa and Salhiya Pumping stations

Bidders may submit quotations for one, two, three lots. MSF reserves the right to award the contract for a single lot, multiple lots, or all lots to one contractor, based on the technical and financial evaluation and in accordance with MSF procurement procedures.

1.1 نطاق المشروع

يتضمن المشروع  إعادة تأهيل وصيانة أنظمة الضخ وتوفير المياه القائمة في محطات مياه مختارة. ويشمل نطاق الأعمال، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

· توريد وتركيب صمامات عدم رجوع بأحجام متعددة (ذات فلنجات)، مع جميع الملحقات المطلوبة، مثل: الحشوات، والبراغي، والصواميل، وغيرها.

· توريد وتركيب خطوط أنابيب لاستبدال الخطوط المتضررة.

· توريد وتركيب مجموعة مضخة مزوّدة بمحرك من نوع SIEMENS لاستبدال المضخات الأصغر حجماً أو المتضررة، مع إجراء الاختبارات اللازمة، بالإضافة إلى توفير لوحة تحكم مناسبة للمضخة المذكورة.

· إعادة تأهيل عامة لغرف المضخات، بما يشمل أعمال الدهان، وإصلاحات اللياسة البسيطة، وصيانة الإنارة، والأعمال الكهربائية البسيطة.

· تنفيذ طبقة رصف إسفلتي بسماكة 10 سم، بما يشمل تحضير طبقة التأسيس، والفرش، والتسوية، والرص.

· إجراء صيانة كاملة للرافعات، بما يشمل الصيانة الكهربائية والتشحيم.

· تم تقسيم المشروع إلى ثلاث حزم:

· الحزمة (أ): محطتا ضخ المدينة وغويران.

· الحزمة (ب): محطتا ضخ النشوة والاحتياطية، ومباني تزويد الطاقة في غويران والنشوة الرقمية، ونقاط تعبئة صهاريج المياه، ومبنى الموظفين.

· الحزمة (ج): محطتا ضخ النشوة الرقمية والصالحية.

يجوز للمتعهدين التقدم بعروضهم لحزمة واحدة أو لحزمتين أو ثلاثة وتحتفظ منظمة أطباء بلا حدود بحق إرساء العقد لحزمة واحدة أو عدة حزم أو جميع الحزم على متعهد واحد، وذلك بناءً على نتائج التقييم الفني والمالي ووفقاً لإجراءات المشتريات المعتمدة لدى المنظمة.

1.2 Requested documents

To be considered for the above-mentioned contract we need to have received the following documents:

A.     Company Fact Sheet, as described in Annex B – Terms and References

B.     Project list of at least two projects of comparable complexity in the last year including:

·       Work Contract along with the Final Acceptance Certificate

·       Pictures

·       Location

·       Description of Works

·       Client contact information

C.     A completed Bid Summary Form (Annex A)

D.     A completed Bill of Quantities, describing the quantities and prices of all material and labour needed (Annex E).

E.      Signed MSF Charter. (Annex C)

F.      Technical specifications of all the consumables and spare parts which will be required, in line with the Technical Specifications and Bill of Quantities

G.     Submit a program (time framework in weeks) for the entire duration of the Works, displaying also the delivery time for the material.

1.2 الوثائق المطلوبة: لكي يتم النظر في العرض الخاص بالعقد المذكور أعلاه، يجب تقديم الوثائق التالية:

أ. صحيفة بيانات الشركة، كما هو موضح في الملحق ب – الشروط والمراجع.

ب. قائمة مشاريع تتضمن مشروعين على الأقل من المشاريع ذات التعقيد المماثل خلال السنة الماضية، وتشمل ما يلي:

·       عقد العمل مع شهادة القبول النهائي.

·       صور.

·       الموقع.

·       وصف الأعمال.

·       معلومات الاتصال الخاصة بالعميل.

ج. نموذج ملخص العرض مكتمل، الملحق أ.

د. جدول كميات مكتمل يوضح كميات وأسعار جميع المواد والعمالة المطلوبة، الملحق هـ.

هـ. ميثاق منظمة أطباء بلا حدود موقّع، الملحق ج.

و. المواصفات الفنية لجميع المواد الاستهلاكية وقطع الغيار المطلوبة، بما يتماشى مع المواصفات الفنية وجدول الكميات.

ز. برنامج زمني (بالأسابيع) يغطي كامل مدة تنفيذ الأعمال، متضمناً أيضاً مدة توريد المواد.

1.3 Site visit

A site visit will be organized for the station location at Tuesday 12th Oct at 11:00 AM – 14:00 PM

Attendance at the site visit is a mandatory prerequisite for participation in the tender. Any bid submitted by a bidder who did not attend the site visit corresponding to the sub-area for which they are applying will not be accepted or evaluated.

Failure to attend the site visit will result in the bidder's disqualification from the tender process.

1.3 الزيارة الميدانية:

سيتم تنظيم زيارة ميدانية لموقع المحطة يوم الثلاثاء الموافق 12 تشرين الأول، من الساعة 11:00 صباحاً حتى الساعة 14:00 ظهراً.

يُعدّ حضور الزيارة الميدانية شرطاً إلزامياً مسبقاً للمشاركة في المناقصة. ولن يتم قبول أو تقييم أي عرض يقدّمه عارض لم يحضر الزيارة الميدانية الخاصة بالمنطقة الفرعية التي يتقدّم لها.

إن عدم حضور الزيارة الميدانية سيؤدي إلى استبعاد العارض من إجراءات المناقصة.

1.4 Request for Tender Documents

Interested bidders may request the tender documents during the following period:

Start date: 6th October 2026

End date: 11th October 2026

1.4 طلب ملفات المناقصة

يمكن للمتعهدين المهتمين طلب ملفات المناقصة خلال الفترة الممتدة من:

تاريخ البداية: 6 – تشرين الأول -2026

تاريخ النهاية: 11 -تشرين الأول -2026

1.5 Inquiries and Requests for Clarification

Written inquiries and requests for clarification may be submitted during the following period:

Start date: 12th  October 2026

End date: 15th  October 2026

Tender documents may be requested, and inquiries and requests for clarification may be submitted via the following email address:

Syria-tender@oca.msf.org

Only written inquiries received within the above-mentioned period will be considered. Responses will be shared with all interested bidders to ensure equal treatment and transparency throughout the tender process.

1.5  الاستفسارات وطلبات التوضيح  

يمكن تقديم الاستفسارات وطلبات التوضيح كتابياً خلال الفترة الممتدة من:

تاريخ البداية:12 – تشرين الأول -2026

تاريخ النهاية: 15- تشرين الاول -2026

ولن يتم النظر إلا في الاستفسارات المكتوبة الواردة خلال الفترة المحددة أعلاه، وسيتم تعميم الردود على جميع المتعهدين المهتمين بالمشاركة، بما يضمن تكافؤ الفرص والشفافية في إجراءات المناقصة.

 يمكن طلب ملفات المناقصة وتوجيه الاستفسارات وطلبات التوضيح عبر البريد الإلكتروني التالي:

Syria-tender@oca.msf.org

سيتم النظر فقط في الاستفسارات المكتوبة الواردة خلال الفترة المذكورة أعلاه. وسيتم مشاركة الردود مع جميع مقدمي العروض المهتمين لضمان المساواة في المعاملة والشفافية طوال عملية تقديم العطاءات.

1.6 Submission method

 Interested bidders are requested to submit all required documents electronically to the following email address:

  Syria-tender@oca.msf.org

Bid Submission Period

Start date: 18th October 2026

End date: 22th October 2026, Before 17:00 pm

 The subject line of the email must be as follows:

"Rehabilitation of Azizia water station in HSK" 

Bidders are requested to submit all bid documents in a single email or multiple ones

Only complete bids received before the specified deadline will be considered. Late or incomplete submissions will not be accepted.

1.6 طريقة تقديم العروض:

يرجى من المتعهدين الراغبين بالمشاركة إرسال جميع الوثائق المطلوبة إلكترونياً إلى عنوان البريد الإلكتروني التالي:

Syria-tender@oca.msf.org

فترة تقديم العروض

تاريخ البداية: 18 – تشرين الاول -2026

تاريخ النهاية: 22 - تشرين الاول -2026   وذلك قبل الساعة الخامسة مساءا

 يجب أن يكون موضوع البريد الإلكتروني (Subject) على النحو التالي:

"Rehabilitation of Azizia water station in HSK" 

  يرجى إرسال جميع وثائق العرض في رسالة إلكترونية واحدة او متعددة

وسيتم النظر فقط في العروض الكاملة الواردة قبل الموعد النهائي المحدد. ولن يتم قبول أي عروض متأخرة أو غير مكتملة

1.7 Currency and payment

Bid should be submitted with prices in United States Dollars (USD) and the contract prices will be in USD.

All payments will be made in Syrian Pounds (SYP). The value in Syrian Pounds of payments will be calculated by MSF according to the Syrian Central Bank Exchange rate on the date that invoices are received and approved by MSF.

 1.7 العملة والدفع

يجب تقديم العطاء بأسعار محددة بالدولار الأمريكي (USD)، وستكون أسعار العقد بالدولار الأمريكي.

ستُسدَّد جميع المدفوعات بالليرة السورية (SYP). وستقوم منظمة أطباء بلا حدود (MSF) باحتساب قيمة المدفوعات بالليرة السورية وفقًا لسعر الصرف المعتمد لدى مصرف سوريا المركزي في تاريخ استلام الفواتير واعتمادها من قِبل المنظمة.

1.7 General information

·       Only the biddings that provided all requested documents will be considered

·       Biddings shall be completed in English and in metric system only;

·       Biddings shall be USD

·       All prices are including tax and other additional costs

·       Winning bidder must begin with the work not later than week after the signing of the contract.

·       Flight, accommodation and other expenses will NOT be provided by MSF and should be factored into the quotation.

Yours sincerely,   

1.7 معلومات عامة

مع خالص التحية،

·     سيتم النظر فقط في العروض التي تتضمن جميع الوثائق المطلوبة.

·     يجب إعداد العروض باللغة الإنجليزية وباستخدام النظام المتري فقط.

·     يجب أن تكون جميع الأسعار بالدولار الأمريكي (USD).

·     يجب أن تشمل الأسعار جميع الضرائب والتكاليف الإضافية الأخرى.

·     يجب على المتعهد الفائز المباشرة بالأعمال خلال مدة لا تتجاوز  أسبوع من تاريخ توقيع العقد.

·     لن تتحمل منظمة أطباء بلا حدود تكاليف السفر أو الإقامة أو أي مصاريف أخرى، ويجب أن تؤخذ هذه التكاليف بعين الاعتبار عند إعداد العرض.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،