Acted - الرقة

مساعد إدارة الموارد البشرية للمنطقة

تم إغلاق هذه الوظيفة ولم تعد تقبل الطلبات. نشكرك على اهتمامك ونشجعك على تصفح الوظائف الأخرى المتاحة.

الموارد البشرية والإدارية

منذ 8 شهر

مغلق

دوام كامل

الوصف الوظيفي ترجم للانجليزية

المسؤوليات ترجم للانجليزية

الواجبات والمسؤوليات

الإدارة:

1. مساعدة المسؤول الإداري للتأكد من تنفيذ جميع إجراءات FLAT الخاصة بالمسؤول ومتابعتها بانتظام.

2. متابعة عقد المبنى مع مسؤول الموارد البشرية والتواصل مع المالكين للدفع بعد استشارة الإدارة المالية لمعرفة مدى توفر الأموال.

3. تأكد من تطبيق قواعد ولوائح وإجراءات الموارد البشرية لـ ACTED كما هو موضح في دليل الموارد البشرية في مكتب الرقة.

4. التنسيق مع الأقسام الأخرى لإعداد نموذج طلب القرطاسية ومشاركتها مع مسؤول الموارد البشرية لمتابعة الإجراءات.

5. قم بإعداد جدول التوقيع المعتمد ومشاركته مع مسؤول الموارد البشرية.

6. مسؤول عن تحديث قائمة العقود ومشاركتها مع الفريق شهريًا

7. ترتيب الاجتماعات (غرفة الاجتماعات/التأكد من وصول المشاركين في الوقت المحدد/توفير الأدوات المكتبية

الاجتماع إذا لزم الأمر.)

الموارد البشرية:

1. مساعدة مسؤول الموارد البشرية في إدارة الموظفين في المكاتب الإقليمية والمكاتب الفرعية.

2. مراقبة وفحص سجل حضور الموظفين الوطنيين بشكل يومي.

3. مساعدة مسؤول الموارد البشرية في إعداد عقود العمل للموظفين الجدد وتمديد/تعديل العقد في

حالة التجديد.

4. متابعة إجازات الموظفين الوطنيين وتحديثها في أداة متابعة الإجازات ومشاركتها مع رؤساء الأقسام شهريًا.

5. متابعة نماذج تقييم الموظفين ومساعدة مسؤول الموارد البشرية في تصنيفها وحفظها وفقًا لذلك

دليل الموارد البشرية.

6. تأكد من أن جميع الموظفين على علم بالتعديلات التي تم إجراؤها على دليل الموارد البشرية وأنهم وقعوا جميعًا على قواعد السلوك

7. قم بتحديث قائمة جهات الاتصال شهريًا، وتأكد من مشاركتها مع جميع الموظفين

متابعة تيتانيك:

1. مشاركة الأوراق اللازمة (ورقة الحضور، نماذج الإجازات، إلخ) مع مسؤول الموارد البشرية لإعداد تيتانيك

(تقرير فريق العمل).

2. قم بتحميل وحفظ جميع المستندات المذكورة أعلاه على خادم الشبكة على أساس شهري لمراجعتها FLAT

للتمكن من الموافقة على سفينة HR Titanic الشهرية على مستوى الدولة.

3. مساعدة مسؤول الموارد البشرية للتأكد من تنفيذ إجراءات HR FLAT ومتابعتها بانتظام.

4. جمع الورق اللازم لموظفو عقود الخدمة (ورقة الحضور، الهوية، وما إلى ذلك) وإعداد

عقد الخدمة/تيتانيك شهريًا.

التوظيف:

1. الترتيب للاختبار والمقابلات

2. دعم مسؤولي التوظيف في مجال الموارد البشرية في إجراء الفحوصات المرجعية

3. مشاركة الإعلان الجديد داخليًا وخارجيًا وفقًا لإجراءات ACTED

4. مسؤول عن ترتيبات الإعداد (جمع مستندات المنضمين الجدد، وتوقيع العقد، وغناء ACTED

المستندات المطلوبة وترتيب التعريفات وما إلى ذلك

الإيداع:

1. قم بإعداد نظام حفظ الملفات في الدولة فيما يتعلق بنظام التعبئة القياسي.

2. مسؤول عن تحديث كل ما يتعلق مستندات الموارد البشرية/المسؤول على الخادم بانتظام

3. طباعة المستندات ومسحها ضوئيًا وتحميلها إلى الخادم

4. تأكد من أن جميع الموظفين لديهم مجلدات شخصية كاملة وتحتوي على (العقد، والسيرة الذاتية، وتاريخ الموظفين، والوظيفة

5. نموذج الطلب ونماذج الإجازة والشهادات والدبلوم وغيرها من المستندات المطلوبة).

6. التأكد من اكتمال جميع أجزاء عملية التوظيف (شبكة المقابلات، والاختيار، والقائمة الطويلة، وما إلى ذلك).

تم توثيقه وحفظه وفقًا لذلك

أخرى:
أي مهام أخرى يكلف بها كبير مكتب الموارد البشرية

مؤشرات الأداء الرئيسية

•% معدل نجاح التحريض والتوجيه

•% من إعداد نظام التعبئة ونجاح التنظيم الخادم

•% من الانتهاء من الموارد البشرية/الإدارية التقارير في الوقت المناسب

•% من المساعدة في نظام الرواتب

يتمتع مساعد الموارد البشرية/المسؤول بالمنطقة بالميزات مسؤولية الالتزام بسياسة PSEAH (الحماية من الاستغلال الجنسي والإساءة والتحرش). يلتزم المساعد الإداري/الموارد البشرية بالمنطقة بإكمال جميع التدريبات الإلزامية المتعلقة بمدونة قواعد السلوك وسياسة منع الاستغلال الجنسي والإساءة الجنسية والإبلاغ عن أي مخاوف متعلقة بالحماية مثل انتهاكات السياسات التنظيمية أو مدونات قواعد السلوك وفقًا لإجراءات Acted. ينفذ المساعد الإداري/الموارد البشرية بالمنطقة واجبات العمل بطريقة لا تؤذي الأطفال أو البالغين الضعفاء أو غيرهم من الموظفين أو المتطوعين.

الغرض من الوظيفة

يعمل مساعد الموارد البشرية تحت الإشراف المباشر على موظف الموارد البشرية / كبير موظفي الموارد البشرية وهو مسؤول عن دعم عمليات الموارد البشرية وفقًا لإرشادات دليل الموارد البشرية الموحدة. بالإضافة إلى ذلك، مساعد الموارد البشرية مسؤول أيضًا عن مساعدة مسؤول الموارد البشرية في واجباته، مثل التوظيف وإعداد تيتانيك ومتابعة العداد.

الأهداف

تبحث منظمة ACTED حاليًا عن مرشح مؤهل (1) لشغل منصب مساعد الموارد البشرية/الإدارة - ومقره في الرقة-مينبجي ، شمال شرق سوريا بهدف الدعمز الموظفين وفريق الموارد البشرية لمدة 03 أشهر (قابلة للتجديد حسب الأداء وبند الميزانية).

المتطلبات ترجم للانجليزية

المؤهلات

المؤهلات الأساسية:

شهادة جامعية
واحد على الأقل سنة من الخبرة في العمل في منصب مماثل مع المنظمات غير الحكومية/المنظمات غير الحكومية الدولية أمر لا بد منه
يجيد اللغة العربية (محادثة، قراءة، كتابة).
مستوى متوسط في اللغة الإنجليزية (التحدث، القراءة، الكتابة).
مستوى متوسط في مجموعة Microsoft Office (مثل Word وExcel وPowerPoint).
المرشحات الإناث فقط
قادر على القيام بمهام متعددة وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بكفاءة.
مرنة، ويمكنها التعامل مع المواقف العصيبة.
مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
مهارات تواصل شخصية قوية

المؤهلات المفضلة:

درجة جامعية (درجة البكالوريوس في القانون أو إدارة الأعمال أو المالية أو أي مجال ذي صلة) - مفضل

خبرة لا تقل عن سنتين في العمل في منصب مماثل مع المنظمات غير الحكومية/المنظمات غير الحكومية الدولية - المفضل

كيفية التقديم ترجم للانجليزية

The To apply for this opportunity, you are kindly requested to read the following points:

1- Read the job description carefully.

2- You may need to create a mail account.

3- Fill in the job application form through the following link:

https://forms.office.com/e/1S1u1w72PK

4- closing date for the announcement is: 12-Sep-2024 at 9:00 AM

Important Notes:

Acted is committed to the prevention of sexual exploitation and abuse in the framework of its programs in Syria. The successful candidate will be required to adhere to Acted Code of conduct and Acted Global Policies especially regarding the protection of children and the protection against sexual exploitation and abuse. A rigorous reference and background checks will be undertaken, and information will be requested from previous employers about any disciplinary action of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment. By applying, the job applicant confirms his/her understanding of these recruitment procedures.
Acted is committed to gender equity and to have a balanced and diverse workforce. Acted strongly encourages qualified women, persons with disabilities and persons from under-represented groups to apply to the position.
Acted offers a variety of arrangements that enable women to excel in their careers, including flexible working hours for work-life balance, maternity leave, and career coaching.

Acted never uses external recruitment agencies and recruitment is always free of charge.

The necessity of ensuring the highest standards of efficiency, competence, and integrity, with proper attention to promoting diversity, is the most important concern in the recruitment and employment of staff at Acted.

Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision, or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided.

Job Description ترجم للعربية

About Acted

Since its inception in 1993 as an international non-governmental organization, Acted has been dedicated to providing immediate humanitarian assistance to those in immediate need and protecting people's dignity, while also co-creating longer-term opportunities for sustainable growth and fulfilling people's potential. Acted works to respond to humanitarian crises and build resilience; to promote inclusive and sustainable growth; to co-create effective governance; and to support the global building of civil society by investing in people and their potential. We go the extra mile: Acted's mission is to save lives and assist people in meeting their basic needs in remote areas. Acted is active in 38 countries and implements more than 505 projects per year, reaching over 20 million beneficiaries with a team of 4,800 national and 450 international staff.

Acted hires employees based on merit and qualifications for the position, regardless of race, colour, religion, sexual orientation, national origin, ethnicity, political affiliation, gender, or disability status.

Furthermore, through its programs in Syria, Acted is dedicated to the prevention of sexual exploitation and abuse. The successful candidate will be expected to follow the Acted Code of Conduct and Acted Global Policies, particularly those pertaining to the protection of children and the prevention of sexual exploitation and abuse. A thorough reference and background check will be performed, including an investigation into any allegations of child abuse or sexual abuse.

Level of the position	Assistant (E1-1)
Location	Raqqa
Duration	3 Months

Job Starting Date	ASAP
Publication Date	05 Sep 2024
Type of contract	Full-Time
Closing Date	12 Sep 2024 at 9:00 AM

Responsibilities ترجم للعربية

Duties and Responsibilities

ADMINISTRATION:

1. Assist Admin Officer to make sure that all Admin FLAT procedures are implemented and followed regularly.

2. Follow up the premises contract with HR Officer and contact the owners for payment after consulting the finance department for availability of funds.

3. Ensure ACTED HR rules, regulations and procedures as described in the HR Manual are in place at Raqqa Office.

4. Coordinate with other department to prepare order form of stationary and share with HR Officer to follow up procedures.

5. Prepare the table of Authorized signature and share with HR Officer.

6. Responsible to update the contract list and share it with the team monthly

7. Arrangement of meetings (Meeting room/ensuring participants are on time/providing stationeries for the

Meeting if needed.)

HUMAN RESOURCES:

1. Assist HR Officer in management of staff in Area Office & sub offices.

2. Control & checking of national staff attendance sheet of staff on daily basis.

3. Assist HR Officer to prepare employment contracts for new staff and contract extension/amendment in

case of renewal.

4. Follow up on national staff leaves and update it to the leave follow up tracker, share it with head of departments monthly.

5. Follow up of staff Appraisal forms and assist the HR Officer in categorizing and filing it accordingly as per

HR Manual.

6. Ensure all staff are aware of modifications to the HR Manual and have all signed Code of Conduct

7. Update the contact list in monthly basis, and ensure to share it with all staff

TITANIC FOLLOW UP:

1. Sharing necessary papers (attendance sheet, leave forms, etc.) with HR Officer to prepare Titanic

(Staff Report).

2. Upload and save all the above documents to the network server on monthly basis for FLAT to review

to be able to approve the monthly HR Titanic at country level.

3. Assist HR Officer to make sure the HR FLAT procedures are implemented and following regularly.

4. Collecting of necessary paper for service contract staff (attendance sheet, ID, etc.) and prepare the

service contract/titanic monthly.

Recruitment:

1. Arrange for test & interviews

2. Support HR recruiters in conducting reference checks

3. Share new advertisement internally and externally according to ACTED procedures

4. Responsible for onboarding arrangements (collect new joiner's documents, sign contract, sing ACTED

required documents, arrange inductions, etc

FILING:

1. Set up the Filing system in country in respect to standard filling system.

2. Responsible to update all related HR/admin documents on server regularly

3. Print and scan documents and upload it into server

4. Ensure that all staff have personal folders complete and contain (contract, CV, Staff History, Job

5. Application form, Leave forms, certificates, diploma and other required documents).

6. Ensuring all parts of the recruitment process (interview grid, selection, long-list etc.) are fully.

documented and filed accordingly

OTHERS:
Any other tasks assigned by the Senior HR Office

Key Performance Indicators

•% success rate of inductions and orientations

•% of set up the filling system and success of organizing server

•% of finalizing the HR/Administrative reports in timely manner

•% of assisting in payroll system

The Area HR/Admin Assistant has the responsibility to adhere to the PSEAH Policy (Protection against Sexual Exploitation, Abuse and Harassment). Area HR/Admin Assistant has the obligation to complete all mandatory trainings related to the Code of Conduct and the PSEA policy and report any safeguarding concern such as breaches of organisational policies or codes of conduct according to Acted’s procedures. Area HR/Admin Assistant carries out work duties in a way that does not harm children, vulnerable adults or other staff or volunteers.

Job Purpose

The HR Assistant works under the direct supervision of the HR Officer/Senior HR Officer and is responsible for supporting the HR operations according to standardized HR Manual guidelines. In addition, the HR assistant is also responsible for aiding HR Officer in his/her duties,such as recruitment, Titanic preparation and enumerator follow up.

Objectives

ACTED is currently looking for one (1) qualified candidate to fill in the position of HR/ADMIN Assistant – based in Raqqa-Minbji, North-East Syria aiming at supporting the staff and HR team,for a period of 03 months (renewable according performance and Budget line).

Requirements ترجم للعربية

QUALIFICATIONS

Essential Qualifications :

Institute degree
Minimum one year of experience working in a similar position with NGOs/INGOs is a must
Fluent in Arabic (speaking, reading, writing).
Intermediate in English (speaking, reading, writing).
Intermediate in Microsoft office suite (i.e., word, excel, PowerPoint).
Female Candidates only
Able to multitask, prioritize, and manage time efficiently.
Flexible, and can cope with stressful situations.
Excellent verbal and written communication skills.
Strong interpersonal communication skills

Preferred Qualifications :

University degree (bachelor’s degree in law, business administration, finance, or any related field) – Preferred

Minimum 2 years of experience working in a similar position with NGOs/INGOs - Preferred

How to Apply ترجم للعربية

The To apply for this opportunity, you are kindly requested to read the following points:

1- Read the job description carefully.

2- You may need to create a mail account.

3- Fill in the job application form through the following link:

https://forms.office.com/e/1S1u1w72PK

4- closing date for the announcement is: 12-Sep-2024 at 9:00 AM

Important Notes:

Acted is committed to the prevention of sexual exploitation and abuse in the framework of its programs in Syria. The successful candidate will be required to adhere to Acted Code of conduct and Acted Global Policies especially regarding the protection of children and the protection against sexual exploitation and abuse. A rigorous reference and background checks will be undertaken, and information will be requested from previous employers about any disciplinary action of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment. By applying, the job applicant confirms his/her understanding of these recruitment procedures.
Acted is committed to gender equity and to have a balanced and diverse workforce. Acted strongly encourages qualified women, persons with disabilities and persons from under-represented groups to apply to the position.
Acted offers a variety of arrangements that enable women to excel in their careers, including flexible working hours for work-life balance, maternity leave, and career coaching.

Acted never uses external recruitment agencies and recruitment is always free of charge.

Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision, or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided.

نصيحة لحمايتك

ننصح بقراءة طريقة التقديم بعناية و التقيد بتعليمات التقدم للوظائف و المناقصات.

حول المُعلن

Acted