• Accounting and Finance
• Check the vouchers and the relevant supportive documents (quality, authenticity, reliability)
• Contribute to preparing the audits, internally or with partners and whenever required.
• Monitor SAM bank account (whenever applicable) in relevant area.
• Conduct Review of national staff payrolls in a timely manner.
• Assist Finance team in Country office in preparing monthly Donner Reports.
• Assist Finance team in Country office in preparing monthly closure process.
• Support maintenance of the bank file (whenever applicable), ensuring that all bank information is properly filed and updated.
• Prepare monthly BVA reports on a monthly basis.
• Provide the program team by necessary technical support and analysis.
• Ensure all financial records align with SAMS and donor regulations.
• Provide operation team across NES by technical support.
• Support the allocation of journal entries of all NES payments.
• Review payment request forms and all its supporting documents and ensure that it is prepared and filed in compliance with SAMS procedures.
• Conduct herself/himself both professionally and personally in such a manner as to bring credit to SAMS and to not jeopardize its humanitarian mission.
• Prepare monthly bank and cash reconciliations (whenever applicable). ln the event of any discrepancy during the cash or bank reconciliation sheet, the discrepancy needs to be traced, justified and corrected.
• Supervise the Operation team in NES and provide support if needed.
• Review the cashbook import files on a monthly basis.

• Human Resources and Admin
• Ensure SAMS Syria-NES program human resource processes are in accordance with local labor laws.
• Ensure the application of administrative policies and procedures and provide recommendations for the development of work when needed.
• Ensure effective orientation processes for new hired staff members.
• Maintain appropriate leave documents in specific site for local staffs.
• Every month ensure that similar information is maintained, at field office and at the level (if any), make sure appropriate documents are presented for Sick Leave, Marriage, Emergency, Maternity, Paternity, Special, Exam leave, etc. as appropriate on time.
• Track sick leave documents and update the spread sheet accordingly.
• Provide all documents necessary for payroll preparation to Finance to ensure new information are included in payroll for that month.
• Implement a performance management system for all NES staff members.
• Advise supervisors in determining appropriate disciplinary plans of action.
• Act as an impartial mediator in disciplinary procedures and ensure it is administered in an equitable and fair manner and meets local labor laws.
• Maintain good internal communications and relationship with departments and Field Sites and provide relevant information on time, as and when requested.
• Handling necessary HR related communications through email and telephone.
• Handle all staff-related issues and correspondence in accordance to the HR manual and the Labor Law.
• Promote and model a positive, professional and respectful office culture in all NES offices.

• Procurement and Logistics
• Works closely with Program departments to plan and coordinate procurement needs.
• Review requests for quotes, drafts bids, and organize all bid documentation for goods and services.
• Ensure that all bids are received by the deadline and that all necessary information and documentation from the vendor is obtained.
• Ensures that all bids are in compliance with relevant laws and regulations of SAMS and donors.
• Negotiates for the best purchasing package (in terms of quality, price, term, delivery and service) with suppliers and sub-contractors assigned.
• Evaluates bids from proposals and prepares bid analysis documents and submits all bid analysis and all pertinent information to the country office
• Assists with the selection of equipment and consumables that fit within the criteria decided upon by the SAMS technical advisors, including criteria for quality, price range, country of origin, and brand.
• Maintains complete and updated purchasing records/data and pricing in the system.
• Monitors and coordinates the deliveries of items between suppliers to ensure that all items are delivered to the agreed-upon destination.
• Prepare the documents needed by the authorities for the procured items delivered from Iraq to Syria.
• Prepare the needed reports for the procured items, such as delivery reports, distribution reports, and consumption reports.
• Update Asset/Inventory list and conduct physical check on regular basis.
• Prepare donation/disposal form for the donated/disposed assets whenever required.
• Review PR tracking sheet on a regular basis. And assure about the accuracy of all the information included in the sheet.
• Review of fuel consuming report for all facilities and offices in NES.
• Monitor all the LTA and other supplier/vendor contracts/agreements.
• Ensure the functionality of the office and conduct regular checking on office equipment and IT equipment to ensure the functionality of the equipment.
• Conduct regular checking on electricity and internet balances and ensure that they are refilled in advance.

Other Duties:

• Perform any other related duties assigned by your immediate supervisor.
• The reporting mechanism will be for functioning and technical advice to Operations and Finance Manager on a monthly basis.    

Mandatory Qualifications required

• Bachelor’s degree in accounting, business management, or related area.
• 4 years and above experience in Operation, Accounting and relevant.

• 3 years and above experience in NGOs.

   

Languages

• Arabic: Fluent

• English: Very Good

• Kurdish: Desirable 

Competencies:

• Strong organizational skills, team management, and communication.
• Excellent written and interpersonal communication skills.
• Ability to work independently and as part of a team.

• Computer proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

   

• المحاسبة والتمويل
• تحقق من القسائم والمستندات الداعمة ذات الصلة (الجودة ، الأصالة ، الموثوقية)
• المساهمة لإعداد عمليات التدقيق ، داخليًا أو مع الشركاء ، وكلما كان ذلك مطلوبًا.
• مراقبة حساب SAM المصرفي (كلما كان ذلك ممكنًا) في المنطقة ذات الصلة.
• إجراء مراجعة لكشاشات رواتب الموظفين الوطنية في الوقت المناسب.
style = "color:#262626 ؛"> قم بإعداد تقارير BVA الشهرية على أساس شهري.
• تأكد من توافق جميع السجلات المالية مع لوائح SAMS والمانحون.
• دعم التخصيص من إدخالات المجلات لجميع مدفوعات NES.
• مراجعة نماذج طلب الدفع وجميع مستنداتها الداعمة والتأكد من تحضيرها وتقديمها وفقًا لإجراءات SAMS.
• تشرف على فريق التشغيل في NES وقدم الدعم إذا لزم الأمر.

• • الموارد البشرية و المسؤول
  • تأكد من تطبيق السياسات والإجراءات الإدارية وتقديم توصيات لتطوير العمل عند الحاجة.
  • ضمان عمليات التوجيه الفعالة للموظفين الجدد المستأجرين.
  • الحفاظ على مستندات الإجازة المناسبة في موقع محدد للموظفين المحليين. > كل شهر تأكد من الحفاظ على معلومات مماثلة ، في المكتب الميداني وعلى المستوى (إن وجدت). بالتأكيد يتم تقديم الوثائق المناسبة للإجازات المرضية ، والزواج ، والطوارئ ، والأمومة ، والأبوة ، والخاصة ، وإجازة الامتحان ، وما إلى ذلك حسب الاقتضاء في الوقت المحدد.
  • توفير جميع المستندات اللازمة كشوف المرتبات التحضير للتمويل لضمان تضمين معلومات جديدة في كشوف المرتبات لهذا الشهر.
  • قم بتنفيذ نظام إدارة الأداء لجميع موظفي NES.
  • تقديم المشورة للمشرفين في تحديد الخطط التأديبية المناسبة للعمل.
  • بمثابة وسيط محايد في الإجراءات التأديبية والتأكد من إدارتها في هبطريقة مرتفعة ونزيهة وتلبية قوانين العمل المحلية.
  • الحفاظ على اتصالات داخلية جيدة وعلاقة مع الإدارات والمواقع الميدانية وتوفير المعلومات ذات الصلة في الوقت المحدد ، عند الطلب.
  • التعامل مع الاتصالات ذات الصلة بالموارد البشرية الضرورية من خلال البريد الإلكتروني والهاتف.
  • التعامل مع جميع المشكلات والمراسلات المتعلقة بالموظفين وفقًا لدليل الموارد البشرية وقانون العمل.
  • تعزيز وتصميم ثقافة المكتب الإيجابية والمهنية والمحترمة في جميع مكاتب NES.
  • المشتريات واللوجستيات
  • يعمل عن كثب مع أقسام البرنامج لتخطيط وتنسيق احتياجات المشتريات.
  • طلبات المراجعة للحصول على عروض الأسعار ، وعطاءات المسودات ، وتنظيم جميع وثائق العطاءات للبضائع و الخدمات.
  • تأكد من استلام جميع العطاءات بحلول الموعد النهائي وأنه يتم الحصول على جميع المعلومات والوثائق اللازمة من البائع.
  • أن جميع العطاءات تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة من SAMs والمانحين.
  • يتفاوض للحصول على أفضل حزمة شراء (من حيث الجودة والسعر والمصطلح والتوصيل والخدمة) مع الموردين وال المقاولون من الباطن المعينين.
  • ونطاق السعر ، بلد المنشأ ، والعلامة التجارية.
  • تحديث قائمة الأصول/المخزون و إجراء فحص مادي على أساس منتظم.
  • إعداد نموذج التبرع/التخلص من الأصول المتبرع بها/التخلص منها كلما المطلوب.
  • مراجعة ورقة تتبع العلاقات العامة على أساس منتظم. والتأكيد على دقة جميع المعلومات المدرجة في الورقة.
  • مراجعة تقرير استهلاك الوقود لجميع المرافق والمكاتب في NES.
  • تأكد من وظيفة المكتب وإجراء فحص منتظم على معدات المكتب ومعدات تكنولوجيا المعلومات لضمان وظائف المعدات.

  other الواجبات:

  • ستكون آلية الإبلاغ للنصائح الفنية والتقنية لمدير العمليات والتمويل على أساس شهري.    

درجة البكالوريوس في المحاسبة أو إدارة الأعمال أو ذات الصلة المنطقة.

4 سنوات وما فوق في الخبرة في التشغيل والمحاسبة وذات الصلة.

3 سنوات وفوق التجربة في المنظمات غير الحكومية.

اللغات

• اللغة العربية: fluent

• اللغة الإنجليزية: جيد جدًا

• kurdish: مرغوب فيه

الكفاءات:

• مهارات تنظيمية قوية ، وإدارة الفريق ، والاتصالات.
• مهارات اتصال مكتوبة وشخصية ممتازة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

• كفاءة الكمبيوتر مع Microsoft Office (Word ، Excel ، PowerPoint).