إدارة المشتريات
• ضمان اتباع إجراءات المشتريات الخاصة بالمنظمة والجهات المانحة أثناء شراء السلع والخدمات والأعمال
• المشاركة في تطوير جميع خطط المشتريات للمشروع بدعم من منسق اللوجستيات والتي سيتم إعدادها قبل كل مشروع جديد وتنفيذها فورًا في بداية كل مشروع جديد
• ضمان أن عقود التوريد والبناء التي تتم بموجب المشتريات المحلية سليمة من الناحية الفنية والقانونية
• التفاوض مع الموردين الرئيسيين وتنفيذ اتفاقيات طويلة الأجل مع العناصر التي يتم شراؤها بشكل متكرر لتلك التي يمكن حملها محليًا
• مراجعة وتحديث ورقة تتبع (طلبات الإمدادات) SR من أجل إعطاء رؤية للمتقدمين بشأن حالة الطلبات
• الحفاظ على ورقة إدارة تتبع العقود
• التحقق من متابعة تسليم كل عقود المشتريات
• التأكد من تخزين ملفات المشتريات إلكترونيًا وفقًا للوائح المنظمة والجهات المانحة في كل قاعدة وحفظها بانتظام
• إعداد وثائق المشتريات (مثل العقود ووثائق العطاءات وما إلى ذلك) عند الحاجة إليها، وضمان الالتزام بأحكامها، وطلب الدعم عند الضرورة؛
• المسؤول عن طلب عروض الأسعار/الدعوة إلى طرح العطاءات، وتحليل العطاءات، وتطوير العقود وإدارة العقود.
• إجراء مسوحات السوق لـ NES للمواد والإمدادات الرئيسية للمشروع، وتنمية العلاقات مع الموردين، وضمان أفضل الأسعار للسلع والخدمات نيابة عن المنظمة
• المسؤول عن الامتثال الشامل لدليل المشتريات والإجراءات والسياسات الخاصة بالمنظمة.
• التواصل مع مكاتب الميدان/المنطقة عبر البريد الإلكتروني أو MS Teams أو الهاتف المحمول من أجل تقديم الدعم في الوقت المناسب فيما يتعلق بالمشتريات.
• الحصول على فهم واضح لدليل المشتريات الخاص بالمنظمة ولوائح وسياسات الجهات المانحة والمساعدة في تقديم المشورة لإدارة البرنامج والمكتب بشأن الممارسات والإجراءات المطلوبة؛
• الالتزام بجميع سياسات وإجراءات المشتريات الخاصة بالمنظمة وفقًا لدليل المشتريات الخاص بالمنظمة. تقديم المشورة للمشرف والزملاء بشأن الأساليب الموجهة نحو الحلول لإجراء عمليات شراء كبيرة ومكثفة مع الالتزام بالجداول الزمنية للسياسات
• إجراء مسوحات سوقية متكررة والحفاظ على معرفة قوية بالسوق المحلية في سوريا؛
• تطوير وإدارة قائمة الموردين المؤهلين مسبقًا وقائمة الموردين المعتمدين وفقًا لدليل المشتريات الخاص بالمنظمة
• الإشراف على موظفي المشتريات تحت إدارتك المباشرة
• مهام أخرى حسب التكليف
• دعم البرنامج:
• في مرحلة تطوير جميع المقترحات، تحديد وتوصيل جميع متطلبات المشتريات الخاصة بالمانحين إلى الموظفين المعنيين في جميع الأقسام لضمان الامتثال طوال مدة المشروع
• إدارة الأفراد
• دعم مدير المشتريات في صياغة وصف الوظيفة لمساعدي المشتريات من أجل مطابقة احتياجات الإعداد
• مراقبة ومراجعة أداء الموظفين بانتظام مقابل الأهداف المحددة، وإعطاء ملاحظات تصحيحية عند الحاجة واتخاذ إجراءات حاسمة في حالة الأداء الضعيف

إعداد التقارير والامتثال
• مراجعة وضمان التواصل الجيد للتقارير الأسبوعية المختلفة حول المشتريات ومتعقب المسؤولية الاجتماعية وخطة المشتريات.
• التأكد من تحديث جميع خطط المشتريات على SharePoint
• ضمان الامتثال لأخلاقيات المهنة واللوائح القانونية والسياسات والإجراءات التنظيمية
• سيلتزم مدير المشتريات بسياسة حماية المشاركين في البرنامج (P4) للمنظمة وسياسات مكافحة الاحتيال والإبلاغ عن المخالفات وسيقوم بإبلاغ مدير الدولة في حالة وجود أي مخالفات مشتبه بها

أساسيات
• مؤهل بكالوريوس في تخصص ذي صلة (سلسلة التوريد أو المشتريات أو دراسات الأعمال)
• خبرة سابقة لا تقل عن 4 سنوات في دور المشتريات، ويفضل أن تكون في منظمة غير حكومية دولية
• خبرة سابقة في المشتريات لصالح ECHO وUSAID/USG والاتحاد الأوروبي والحكومة الأيرلندية ومنح الحكومة البريطانية
• خبرة في العمل مع المنظمات غير الحكومية/قطاع المساعدات الإنسانية في أقسام سلسلة التوريد
• خبرة في تحليل البيانات ودراسات السوق وقاعدة بيانات الموردين
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة - إتقان اللغة العربية
• مهارات الكمبيوتر (حزمة MS) وتكنولوجيا المعلومات والتوجه التقني والخبرة في تطبيقات المشتريات ERP
• قدرة عالية على تنظيم عمله وإدارة الأولويات؛ الاهتمام بالتفاصيل
• مهارات قوية في التعامل بين الأشخاص والثقافات المختلفة
• القدرة على العمل تحت ضغط مرتفع وبدون إشراف مستمر
• روح الفريق القوية
• الخبرة السابقة في إدارة فريق عن بعد

مرغوب فيه
• درجة الدراسات العليا في المجال التقني ذي الصلة
• مهارات تفاوض ممتازة
• القدرة على العمل تحت الضغط وفي مواعيد نهائية صارمة
• أن يكون حساسًا ثقافيًا ومتعاطفًا مع الآخرين
• القدرة على السفر لمسافات طويلة والعمل تحت الضغط
• موقف "أستطيع القيام بذلك"

Procurement Management 
• Ensuring Organization and donor procurement procedures are followed during the procurement of goods, services and works 
• Participate in the developing of all project procurement plans with the support from the Logistics Coordinator which will be prepared prior to and implemented immediate at the start of each new project
• Ensuring supply and construction contracts done under local procurement are both technical and legally sound
• Negotiating with major suppliers and implementing long-term agreements with for frequently purchased items for those which can be carried locally
• Reviewing and updating (Supplies Requests) SR tracking sheet in order to give visibility to requestors on the status of the requests 
• Maintaining the contract tracking management sheet 
• Check deliveries follow-up of each procurement contracts
• Ensuring that procurement files are stored electronically as per Organization and Donor regulations in each base and saved regularly 
• Prepare  procurement documentation (e.g. contracts, tender documents, etc.) as and when required, ensuring adherence to their provisions, seeking support where necessary;
• Responsible for Request for Quotation/Invitation to tender launching, bids analysis, contract development and contract management. 
• Carry out market surveys for NES for main project materials and supplies Nurture relationships with suppliers, , ensure the best prices for goods and services on behalf of Organization
• Accountable for overall compliance with the Organization procurement manuals, procedures & policies.
• Communication with field / area office(s) via e-mail, MS Teams or cell phone in order to provide on time procurement supports.
• Have a clear understanding of the Organization procurement manuals and donor regulations and policies and assist in advising program and office management on required practices and procedures;
• Adhere to all Organization procurement policies and procedures as per the Organization Procurement Manuals. Advise supervisor and colleagues on solution-oriented methods to conduct large and intense procurements while adhering to policies timelines
• Conduct frequent market surveys and maintain a strong knowledge of the local market in Syria;
• Develop and manage a list of prequalified suppliers and approved suppliers list as per Organization Procurement Manual
• Supervise procurement staff under your line management  
• Other duties as assigned
Programme Support: 
• At the developing stage of all proposals identify and communicate all donor-specific procurement requirements to the relevant personnel in all departments to ensure compliance throughout the duration of the project
People Management 
• Supporting the Procurement Manager in job description drafting for procurement assistants  in order to match set up needs
• Monitoring and regularly reviewing performance of staff against set objectives, giving corrective feedback where required and taking decisive action in the case of poor performance

Reporting and Compliance 
• Review and ensure the good communication of different weekly reports on procurement, SR tracker and procurement plan.  
• Ensure that all Procurement Plans are updated on SharePoint 
• Ensure compliance with professional ethics, statutory regulations, and organizational policies and procedures
• The procurement manager will adhere to Organization’s Programme Participant Protection Policy (P4), the Anti-Fraud and Whistleblowing Policies  and will report to the Country Director if there are any suspected breeches 
 

Essential
• BA qualification in a relevant discipline (Supply Chain, Procurement or/ Business Studies included)
• Minimum 4 years previous experience in a procurement role, preferably an INGO
• Previous experience in procurements for ECHO, USAID/USG, EU, Irish Government, UK Government funded grants 
• Experience working with NGO/Humanitarian sector in supply chain departments 
• Experience in data analysis, market surveys and suppliers database
• Excellent written and spoken English–Fluent in Arabic 
• Computer skills (MS Package), IT and technically oriented, experience with ERP procurement applications  
• High capacity to organize his/her work, and manage priorities; Attention to detail 
• Strong interpersonal and intercultural skills
• Ability to work under high pressure and without constant supervision
• A strong team spirit
• Previous experience managing a team remotely 
Desirable
• Post-Graduate degree in relevant technical area 
• Excellent  negotiation skills
• To be able to work under pressure and to strict deadlines
• To be culturally sensitive and empathic to others
• Ability to travel for long distances and work under pressure
• A ‘can-do’ attitude