هذه وثيقة غير تعاقدية يمكن تغييرها من وقت لآخر حسب ما نقتضيه الظروف. يهدف وصف الوظيفة هذا إلى تلخيص الواجبات والمسؤوليات الرئيسية للوظيفة؛ لا يُقصد بها أن تكون قائمة كاملة وشاملة بالمهام .من المتوقع أن يُظهر جميع موظفي MAG مرونة واستعدادًا لأداء المهام المناسبة عند الحاجة.
قد تستكمل بعض الأوصاف الوظيفية بشروط مرجعية محددة.
المالية
2
مساعدة مدير المالية في المحاسبة، وإعداد الموازنات التقديرية، وكافة الأنشطة المالية والمحاسبية الأخرى وفقاً للتوجيهات، لضمان بيئة رقابة داخلية سليمة.
- مراجعة ومعالجة طلبات الصرف (المدفوعات)، والتحقق من دقتها ومدى التزامها بالسياسات المعتمدة.
- مراجعة دفاتر النقدية (اليومية) الشهرية لكل فرع/قاعدة، والتأكد من استخدام الأكواد المحاسبية الصحيحة.
- دعم مدير المالية في إعداد التقارير المالية الشهرية أو أي تقارير أخرى حسب المتطلب.
- متابعة السُّلف النقدية القائمة (المعلقة)، ورفع تقارير بالعهد التي لم تُسوَّ بعد.
- مراجعة سجلات الحضور والانصراف (Timesheets)
للموظفين المحليين والدوليين، وضمان التخصيص الصحيح
للمنح (التمويل).
المساعة في مراقبة الموازنات صوفات لمي.
•
مساعدة مدير المالية في الالتزام بالسياسات والإجراءات واللوائح المالية الخاصة بالمقر الرئيسي لمنظمة (MAG).
• التأكد من قيام كل فرع/قاعدة برفع النسخ الممسوحة ضوئياً
من سندات الصرف والوثائق الثبوتية الداعة nag)
- إجراء عمليات تفتيش مفاجئة وزيارات ميدانية دورية لكل
فرع/قاعدة. - المراقبة المالية للشركاء وإجراء التسويات المالية الشهرية
لمعاملاتهم. - مراجعة فواتير الشركاء وإرسالها للمقر الرئيسي لصرفها.
(Payroll) كشوف المرتبات
- جمع سجلات الحضور والانصراف الشهرية (Timesheets)
للموظفين المحليين والدوليين، ومراجعتها للتأكد من استخدام أكواد المشاريع والتخصيصات المالية الصحيحة. - جمع سجلات حركة السيارات (سجلات الحضور) من سائقي المركبات المستأجرة، وإعداد مستندات الصرف بناء على كشوفات تخصيص المنح في نهاية كل شهر.
- المساعدة في صرف رواتب الموظفين المحليين في الفرع/القاعدة.
- مساعدة مدير المالية في ضمان التزام منظمة (MAG) بكافة متطلبات المدفوعات والاستقطاعات القانونية والزامية (مثل
الضرائب والتأمينات). - رفع النسخ الموقعة من سجلات الحضور والانصراف الشهرية (SharePoint) على منصة (Payslips) وقسائم الرواتب
الإلكترونية.
أي مهام مالية أو إدارية أخرى تطلبها إدارة MAG سوريا.
التدقيق والامتثال والرقابة الداخلية
- ضمان أن جميع المعاملات المالية في القاعدة تتبع متطلبات
المانحين وMAG. - ضمان أن مدفوعات الموردين قد استوفت جميع المتطلبات المسبقة، مثل إجراءات المشتريات، وقائمة المراقبة
- ضمان أن جميع المعاملات المالية في القاعدة تتبع متطلبات
المانحين وMAG. - ضمان أن مدفوعات الموردين قد استوفت جميع المتطلبات المسبقة، مثل إجراءات المشتريات، وقائمة المراقبة
Watchdog) الا.
- تسهيل وتنسيق عمليات التدقيق داخل الدولة المطلوبة من قبل المانحين.
- دعم في جمع المعلومات المطلوبة لعمليات التدقيق بما في ذلك مسح الوثائق ضوئياً وتحميلها، حسب الطلب
لمسؤوليات العامة
- العمل ضمن إطار القيم الأساسية للمنظمة.
- تمثيل المنظمة بنزاهة واحترافية.
المشاركة في الاجتماعات ذات الصلة حسب توجيهات الإدارة.
تطبيق التعلم من برامج التدريب والتطوير المناسبة.
أداء الواجبات الأخرى التي يطلبها ويكلفه بها المدير المباشر
الصون
العمل وفقًا ل / دعم إطار عمل المنظمة للحماية - سياسة السلوك الشخصي، وسياسة حماية الأطفال والبالغين الضعفاء،وسياسة الكرامة في العمل، وسياسة الإبلاغ عن سوء الممارسة (الإبلاغ عن المخالفات)، وسياسة تكافؤ الفرص، وسياسة
مكافحة العبودية الحديثة.
- تشجيع طريقة عمل منفتحة وشفافة تُعزز ثقافة حماية قوية داخل الفرق وفيما بينها.
- ضمان فهم جميع الموظفين للأحكام بوضوح والاعتراض على أي سلوك غير مقبول.
- ضمان التعامل مع أي مخاوف أو تقارير أو شكاوى بجدية والتحقيق فيها على الفور وبشكل شامل
- الخبرة الأساسية:
- إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابةً).
- مهارة عالية في استخدام أنظمة تشغيل Windows، وحزمة برامج MS Office، والإنترنت، والبريد الإلكتروني.
- خبرة مهنية سابقة لا تقل عن 5 سنوات كمنسق مالي أو مسؤول مالي داخل المنظمات غير الحكومية (NGOs).
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة ممتازة على الاهتمام بالتفاصيل دقيقة.
- القدرة على ترتيب أولويات العمل، والالتزام بالمواعيد النهائية، والعمل بهدوء تحت الضغط.
- مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين، مع القدرة على بناء علاقات فعالة والعمل مع الزملاء بروح التعاون
المشترك.
المؤهلات:
• الحد الأدنى شهادة دبلوم في المحاسبة/الإدارة المالية/إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
نصيحة لحمايتك
ننصح بقراءة طريقة التقديم بعناية و التقيد بتعليمات التقدم للوظائف و المناقصات.