Acted - الرقة
Office helper مساعد مكتبي
الموارد البشرية والإدارية
منذ 2 يوم
متبقي 8 أيام و 7 ساعات
دوام كامل
Job Description ترجم للعربية

Job Purpose

Under the supervision of the Area Admin/HR Assistant, The Office Helper responsible for Garden care and repairs to ACTED’s Premises 

 

 

 

Chain of Command

Under the authority of: 

  • Area Admin/HR Assistant

Line Management:

  • N/A

 

Working Relations

Internal:

  • FALTS, Operations and Programs Departments. (Acted/REACH). 

 

 

 

Responsibilities ترجم للعربية

  • Admin :

 

  • Upload and download furniture and materials.

    • تحميل وتنزيل المفروشات والمواد

    • Follow up and regularly replace water cooler bottles, water filter cartridges, gas cylinders, and any other related devices in the office and guesthouse.

    • متابعة واستبدال عبوات مبرد المياه، والمراحل الخاصة بفلتر المياه، واسطوانات الغاز، 

وأي أجهزة أخرى في المكتب وبيت الضيافة بشكل دوري.

  • Perform preventive and routine maintenance for buildings, facilities, and equipment.

    • تنفيذ أعمال الصيانة الوقائية والروتينية للمباني، التجهيزات، والمعدات.

  • Conduct repairs related to electrical systems, plumbing, air conditioning, doors and windows, and other technical issues.

  • إصلاح الأعطال الكهربائية، والسباكة، والتكييف، والأبواب والنوافذ، وغيرها

  • Carry out regular inspection rounds in offices, Guest house and the warehouse to detect any faults or potential issues.

  • إجراء جولات تفقدية منتظمة داخل المكاتب و بيت الضيافة والمستودع لاكتشاف الأعطال أو المشاكل المحتملة.

  • Ensure the proper functioning of lighting, ventilation systems, alarm devices, safety systems, and the solar power system, including regular cleaning of solar panels and monitoring the condition of the batteries.

  • التحقق من سلامة أنظمة الإضاءة، التهوية، أجهزة الإنذار والسلامة، ومنظومة الطاقة الشمسية،

 بما يشمل تنظيف الألواح الشمسية بشكل منتظم ومتابعة حالة البطاريات.

  • Provide maintenance support at Abu Khashab camp as needed.

  • تقديم الدعم في الصيانة بمخيم أبو خشب عند الحاجة.

  • Maintain maintenance tools and equipment in good condition and ready for use.

  • الحفاظ على الأدوات والمعدات الخاصة بالصيانة في حالة جيدة وجاهزة للاستخدام.

  • Request necessary materials and spare parts and report needs to the management.

  •   طلب المواد وقطع الغيار اللازمة للصيانة ورفع تقارير بذلك للإدارة.

  • Adhere to occupational safety standards while performing maintenance tasks.

  • الالتزام بتطبيق معايير السلامة المهنية أثناء العمل.

  • Ensure that the work environment in offices and the warehouse is safe and free of technical hazards.

  • التأكد من أن بيئة العمل في المكاتب والمستودع آمنة وخالية من المخاطر الفنية.

  • Assist in organizing and inventorying the warehouse, help secure the needs of teams in coordination with the direct supervisor and conduct monthly stock level monitoring with regular reporting to the direct supervisor.

  • المساعدة في ترتيب وجرد المستودع، والمساهمة في تأمين احتياجات الفرق بالتنسيق مع المدير المباشر، ومتابعة مستويات المخزون بشكل شهري مع رفع تقارير دورية إلى المدير المباشر عن حالة المخزون.

     

  • Filling diesel heater tanks in offices and guesthouses.

  • تعبئة خزانات مدافئ الديزل في المكاتب ودور الضيافة.

 

  • Providing support and assistance to cleaning workers in any work that requires it.

  • تقديم الدعم والمساعدة لعاملات النظافة في اي عمل يتطلب ذلك.

  • Perform any other related tasks as requested by the direct supervisor, in line with the scope of work.

  • تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة قد يطلبها المدير المباشر ضمن نطاق العمل.

 

  • Logistics:

 

  • Generator:
  • Conduct regular maintenance for ACTED generators at all bases under Raqqa office, including cleaning, checking oil and fuel levels, and inspecting overall performance. In case of malfunction, carry out basic maintenance when possible and report to the logistics department if specialized intervention is needed..

  • القيام بالصيانة الدورية لمولدات ACTED في جميع المواقع التابعة لمكتب الرقة، بما يشمل التنظيف، وفحص مستويات الزيت والمازوت، والتحقق من أداء المولد بشكل عام. وفي حال حدوث أي عطل، يتم تنفيذ الصيانة الأساسية إن أمكن، أو رفع تقرير إلى القسم اللوجستي في حال تطلب الأمر تدخلاً تخصصياً.

  • Conduct basic training sessions for new guards on generator operation and maintenance, including starting procedures, monitoring oil, water, and fuel levels, replacing filters and simple parts, and other essential generator-related tasks.

  • إجراء تدريبات أساسية للحراس الجدد على كيفية تشغيل المولدات وصيانتها، بما يشمل إجراءات

 التشغيل، ومتابعة مستويات الزيت والماء والمازوت، واستبدال المصافي والقطع البسيطة، وأي أنشطة

 أساسية أخرى تتعلق بالمولدات.

  • Monitor heating fuel and generator fuel levels in the office and guesthouse, assist in refueling operations in coordination with the logistics team.

  • متابعة مستويات وقود التدفئة ووقود المولدات في المكتب وبيت الضيافة، والمساعدة في عمليات تزويد الوقود بالتنسيق مع الفريق اللوجستي

  • Support with basic Raqqa-Warehouse organizing when required.

  • دعم مستودع الرقة من خلال المساعدة في التنظيم الاساسي عندما تكون هناك حاجة الى ذلك. 

 

  • ITC
  • supporting IT by transporting equipment’s and instating and removing devices.

  • دعم فريق تكنولوجيا المعلومات في نقل المعدات الخاصة بهم وتركيب الاجهزة وفكها.

  • supporting for solving electrical issues.

  • دعم فريق تكنولوجيا المعلومات في حل المشاكل الكهربائية.

 

 

Key Performance Indicators

For example, the key performance indicator (KPI) is a measurable value that demonstrates how effectively a company is achieving key business objectives. Organizations use KPIs to evaluate their success in reaching targets 

 

  • % Response Time to Maintenance Requests (within 24h).

  • %الاستجابة لبلاغات الأعطال خلال 24 ساعة           

  • % Generator Uptime Rate.

  • %نسبة جاهزية المولدات دون أعطال مفاجئة             

  • % Number of Preventive Maintenance Visits Completed.

  • %عدد الجولات التفقدية الدورية المنفذة        

 

  • % Logistics Support Tasks Completion Rate (on time).

  • %نسبة المهام اللوجستية المنجزة في الوقت المحدد       

  •  

 

 

  • %   Workplace Safety Incidents (Zero Tolerance).

  • %عدم وجود مخالفات تتعلق بالسلامة المهنية 

  • %   Level of Satisfaction of Other Teams with Technical and Administrative Support

  • %مستوى رضا الفرق الأخرى عن الدعم الفني والإداري

 

Requirements ترجم للعربية

Qualifications:

 

  • Ability to read and write in Arabic

  • القدرة على القراءة والكتابة باللغة العربية.

  • A resident of Raqqa.

  • مقيم في مدينة الرقة.

 

  • Past job experience as a handyman for at least one year in similar tasks.

  • خبرة سابقة كعامل صيانة (Handyman) لا تقل عن سنة في مهام مشابهة.

 

  • Minimum of 2 years practical experience in generator maintenance and inspection, including troubleshooting, basic servicing, and coordination with technical teams.

  • خبرة لا تقل عن سنتين في صيانة وفحص المولدات الكهربائية (تشخيص الأعطال، الصيانة الأساسية، المتابعة مع الفرق المختصة).

     

  • “Past job experience in INGO” is preferred.

  • يفضل وجود خبرة سابقة في منظمات دولية غير حكومية (INGO).

  • Familiarity with basic English (preferred).

  • إلمام باللغة الإنجليزية الأساسية (مفضل).

 

How to Apply ترجم للعربية

The To apply for this opportunity, you are kindly requested to read the following points:



1-         Read the job description carefully.

2-         You may need to create a mail account.

3-         Fill in the job application form through the following link:


https://forms.office.com/e/XwKfKmDdsv


4- closing date for the announcement is: 08 / Jul / 2025



Important Notes:


  • Acted is committed to the prevention of sexual exploitation and abuse in the framework of its programs in Syria. The successful candidate will be required to adhere to Acted Code of conduct and Acted Global Policies especially regarding the protection of children and the protection against sexual exploitation and abuse. A rigorous reference and background checks will be undertaken, and information will be requested from previous employers about any disciplinary action of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment. By applying, the job applicant confirms his/her understanding of these recruitment procedures.
  • Acted is committed to gender equity and to have a balanced and diverse workforce. Acted strongly encourages qualified women, persons with disabilities and persons from under-represented groups to apply to the position.
  • Acted offers a variety of arrangements that enable women to excel in their careers, including flexible working hours for work-life balance, maternity leave, and career coaching.

Acted never uses external recruitment agencies and recruitment is always free of charge.

The necessity of ensuring the highest standards of efficiency, competence, and integrity, with proper attention to promoting diversity, is the most important concern in the recruitment and employment of staff at Acted.

  • Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision, or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided.


نصيحة لحمايتك

ننصح بقراءة طريقة التقديم بعناية و التقيد بتعليمات التقدم للوظائف و المناقصات.

حول المُعلن
Acted